GDPR chez Botanica Wood: notre politique de confidentialité

Botanica Wood sa

iepersestraat 459

8800 Roeselare

Tél. 051 24 69 47

info@botanica-wood.be

www.botanica-wood.be

----------------------------------------

BOTANICA WOOD :  GDPR et notre politique de confidentialité

A partir du 25 mai 2018 s’applique la nouvelle loi Européenne sur la vie privée: législation GDRP, le General Data Protection Regulation.  Les entreprises et organisations ne peuvent communiquer qu’avec les personnes qui les y autorisent explicitement.

 

Chez BOTANICA WOOD vos données sont entre de bonnes mains

Il est important que nous traitons ensembles les données privées très attentivement. Botanica Wood a toujours traités ces données avec le plus grand soin et nous continuerons à faire ça dans la future.  Toujours et partout, pas seulement quand il existe un risque de fuite de dates.    Nous traitons les données de nos clients/fournisseurs avec le plus grand soin et strictement confidentiel et nous utilisons ces données uniquement pour informer nos clients/fournisseurs au sujet des informations sur nos produits, nos services, nos prix, nos offres, nos livraisons et commandes, pour donner du support ou pour exécuter des commandes, les stocks, les annonces de promotions, les offres spéciales, les évenements et pour toutes les transactions comptables (facturation, notes de crédit, notes d’envoie, aperçus du compte …)   

 

Botanica Wood peut faire appel à des processeurs de données.  Un processeur peut sur la demande de ou sur instruction de Botanica Wood traiter vos données personnelles par lequel il est tenu d’assurer la sécurité et la confidentialité.

GDPR est plus que quelques ligne sur papier chez Botanica Wood.

GDPR s’agit de votre vie privée, ou plutôt: votre liberté.  La liberté de nos clients et fournisseurs de gérer leurs informations personnelles et la liberté d’être oublié.

Cela signifie que le consommateur / client / fournisseur a accès à ses propres informations et BOTANICA WOOD garantit la sécurité et la confidentialité.

 

Quelles informations sont stockées (non exhaustives)?

CLIENTS / CLIENTS POTENTIELS

 

- l'adresse de facturation
- Nom de la société ou nom de famille et prénom (en cas qu’il ne concerne pas une entreprise)
- Personne de contact
- Adresse de livraison (si différente de l'adresse de facturation)
- Numéro de TVA
- Numéro (s) de téléphone
- Numéro de fax
- Adresse email (contact)
- Adresse e-mail (uniquement si la facturation digitale est demandée)
- Site Web (optionnel)

 

Chaque client a le droit à l'information sur comment et pourquoi nous conservons certaines données. Chaque client peut à tout moment demander l'accès à ses données et demander à les améliorer et / ou les compléter.

Chaque client peut également demander que ses données soient supprimées sous certaines conditions. Vous pouvez exercer ce droit dans les cas suivants:

- vos données personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre l'objectif souhaité

- vous prouvez que Botanica Wood a traité vos données illégalement

- vos données personnelles doivent être supprimées conformément à une obligation légale

- vous révoquez votre consentement au traitement de vos données personnelles et il n'existe aucune autre base légale pour le traitement de vos données

Avez-vous une plainte en tant que client? Si vous avez des doléances concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous remercions de nous contacter directement via info@botanica-wood.be ou par courrier recommandé à Botanica Wood SA, iepersestraat 459, 8800 Roeselare. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données compétente pour la Belgique;

FOURNISSEURS

- l'adresse de facturation

- Personne de contact

- Numéro de TVA

- Numéro (s) de téléphone

- Numéro de fax

- Adresse email (contact)

- Site Web (optionnel)

Chaque fournisseur a le droit à l'information sur comment et pourquoi nous conservons certaines données. Chaque fournisseur peut à tout moment demander l'accès à ses données et demander à les améliorer et / ou les compléter.

Chaque fournisseur peut également demander que ses données soient supprimées sous certaines conditions. Vous pouvez exercer ce droit dans les cas suivants:

- Vos données personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre l'objectif souhaité

- Vous prouvez que Botanica Wood a traité vos données illégalement

- Vos données personnelles doivent être supprimées conformément à une obligation légale

- Vous révoquez votre consentement au traitement de vos données personnelles et il n'existe aucune autre base légale pour le traitement de vos données

Avez-vous une plainte en tant que fournisseur? Si vous avez des doléances concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous remercions de nous contacter directement via info@botanica-wood.be ou par courrier recommandé à Botanica Wood SA, iepersestraat 459, 8800 Roeselare. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données compétente pour la Belgique.

 

Combien de temps les données personnelles sont-elles stockées?

Botanica Wood garde vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire ou pertinent, pour la durée de son obligation légale, ou jusqu'à ce qu'un différend juridique ou une enquête puisse avoir lieu concernant les produits et services fournis par Botanica Wood

 

Qui gère ces données:

- Responsabilité finale: Bert Donck

- Utilisateurs:

o Département Comptabilité: facturation, notes de crédit, relevés de compte, ...

o Département commercial: production de données clients, communication sur stock, commandes, livraisons, prix et assortiment ...

- Toutes les données client sont gérées sur un système central, logiciel d'entreprise Winbooks

 

Sécurité de ces fichiers:

- Nous avons un système anti-virus

- Une sauvegarde de notre système est effectuée toutes les deux semaines et stockée à l'extérieur

Site web:

- Toutes les obligations légales sont indiquées: adresse, numéro d'entreprise / numéro de TVA, numéro de téléphone, adresse e-mail

- Sur notre formulaire de contact un bouton est fourni avec toutes les explications sur notre politique de confidentialité:PRIVACY NOTICE

Art.1 Règles de confidentialité

Le règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 ( ci-après le GDPR, ce qui signifie le General Data Protection Regulation) est d’application à partir du 25 mai 2018. Il impose des règles et conditions strictes aux entreprises et commerçants dans le cadre du traitement des données à caractère personnel de leurs clients et prospects, et ce afin de protéger la vie privée de ceux-ci.

 

A travers la présente, nous entendons vous communiquer des informations claires et précises concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Art.2 Le responsable du traitement

Le « responsable du traitement » de vos données à caractère personnel est le responsable du site que vous avez utilisé et auquel vous avez communiqué des données.

Art.3 Base légales du traitement des données et utilisation

Nous ne pouvons utiliser vos données à caractère personnel qu’à des fins à la fois légitimes et nécessaires (art. 6 du GDPR) :

Cela signifie concrètement que nous traitons vos données à caractère personnel, que cela soit ou non sous forme électronique, pour des finalités légitimes dans le cadre de la relation contractuelle, du business et de la sécurité/sûreté.

Ces finalités sont notamment, mais pas seulement, les suivantes :

Communication d’informations, offres et prospect :

Communications dans le cadre de l’exécution d’un contrat :

Art.4 Qu’est qu’une donnée à caractère personnel

Les données à caractère personnel incluent toutes les informations qui vous concernent et sur base desquelles vous pouvez être identifié. Les données anonymes, qui ne permettent pas de vous identifier, ne sont par conséquent pas considérées comme des données à caractère personnel. Vos données à caractère personnel peuvent donc comprendre :

Données relatives à votre identité (nom, prénom, adresse, numéro à la TVA, numéro d’entreprise, etc.) ;

Données de statut personnel (numéro de téléphone, e-mail personnel, …) ;

Données financières (numéro de compte bancaire, détails de facturation, …) ;

Données relatives à l’exécution du contrat conclu avec nous (objet du contrat, adresse de facturation, données professionnelles, …) ;

Données relatives à l’utilisation d’équipement électronique, tel que des ordinateurs (mot de passe, log data, données d’identification électronique, détails de facturation, …) ;

Données sensibles :

Le traitement de données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique sont interdits.

Nous nous engageons à respecter strictement cette interdiction.

 

Comment utilisons-nous vos informations ?

Avec qui partageons-nous vos informations ?

 

Art.5 Sources et origines des données à caractère personnel

En principe, les données que nous possédons proviennent de vous. Si vous n’entendez pas fournir les informations obligatoires ou nécessaires, vous pouvez perdre le bénéfice de certains avantages et/ou nous pouvons décider de mettre fin à nos services à votre profit.

Art.6 Accès aux données à caractère personnel

Vos données sont essentiellement à usage interne. Pour certains motifs légitimes, vos données à caractère personnel peuvent être communiquées, voire même traitées, par des tierces parties. Nous veillerons toutefois au respect de la réglementation GDPR par nos sous-traitants. Le traitement des données par ces derniers est régi par un cadre légal strict.

Art.7 Durée de conservation des données

Nous mettons les moyens nécessaires en œuvre afin d’assurer que la conservation des données à caractère personnel pour les finalités décrites ci-dessus n’outrepasse pas les durées légales.

Art.8 Quels sont vos droits ?

Nous nous engageons à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité du traitement des données à caractère personnel de chacun (Art. 32 du GDPR).

- Droit d’accès (Art. 15 du GDPR)

Nous accordons à chacun le droit d’accéder à ses propres données à caractère personnel et le droit d’en obtenir ou d’en faire une copie dans la mesure du raisonnable.

- Droit de rectification (Art. 16 GDPR)

Nous reconnaissons la possibilité de demander la rectification des données erronées et de demander de compléter ce qui doit l’être.

- Droit à l’oubli (Art. 17 du GDPR) et Droit à la limitation du traitement (Art. 18 du GDPR)

Nous nous engageons à octroyer l’effacement de vos données à caractère personnel notamment dans les cas suivants :

- Données n’étant plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées ;

- Vous vous opposez au traitement ;

- Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

- Droit d’introduire une réclamation (Art. 77 du GDPR)

Le client a le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès de la Commission vie privée s’il estime que le traitement de ses données à caractère personnel constitue une violation de GDPR.

Art.9. Notre engagement

Nous avons pour objectif de mettre en œuvre des techniques de sécurité afin de protéger les données stockées contre les accès non autorisés, les usages inappropriés, les altérations, la destruction illégale ou accidentelle et la perte accidentelle.

Art.10. Procédure en cas de violations

Il est toujours possible que des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la relation contractuelle tombent dans de mauvaises mains à la suite d’une erreur humaine, d’une erreur informatique, etc.

Lorsque la violation présente un risque élevé pour les droits et libertés de la personne, nous l’informerons immédiatement des faits et mesures. Nous nous assurerons que le nécessaire soit fait quant à la notification de la violation en question à la Commission vie privée dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, à moins que la violation ne présente pas un risque élevé pour les droits et libertés de la personne. (Art. 32-34 du GDPR).

 

Votre accord :

 

Art. 11. Consentement

Vous donnez votre consentement exprès, éclairé et univoque en vue du traitement des données à caractère personnel tels que décrites dans la présente Privacy Notice. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sur simple demande écrite. Nous nous réservons le droit de modifier la présente Privacy Notice.

- Actuellement, Botanica Wood n'a pas de boutique en ligne

- Toutes les protections sont fournies via notre web manager ‘ONLINE’

Loi applicable et juridiction

La présente déclaration de confidentialité est soumise aux lois et règlements applicables en Belgique et seuls les tribunaux du district de Gand, département de Courtrai sont compétents en cas de litige

 

Back to Top
Réglage des paramètres de cookies

Chers utilisateurs, ce site stocke les cookies sur votre ordinateur. Ils ont pour but d'améliorer l’expérience de votre site Web, tout en vous fournissant des services plus personnalisés.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre Politique de confidentialité. En acceptant les cookies, vous consentez à leur utilisation. Vous pouvez également paramétrer ces derniers.

Si vous refusez, vos informations ne seront pas suivies, au moment de visiter ce site. Un seul cookie sera utilisé dans votre navigateur pour mémoriser votre préférence de ne pas être suivi.

  • Régler les paramètres
  • Accepter tous les cookies et continuer vers le site