Botanica Wood nv
iepersestraat 459
8800 Roeselare
Tel. 051 24 69 47
----------------------------------------
BOTANICA WOOD : GDPR en de spelregels
Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe Europese regelgeving over gegevensbescherming van kracht: GDRP, de General Data Protection Regulation (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Bij BOTANICA WOOD zijn de gegevens in goede handen
Het is belangrijk dat we samen verantwoordelijk omgaan met privacygevoelige data. Botanica Wood is altijd al uiterst zorgvuldig omgesprongen met persoonsgegevens, en dat zullen we ook in de toekomst blijven doen. Altijd en overal, dus niet alleen wanneer er risico is op een datalek. We behandelen klant- en leveranciersgegevens als strikt vertrouwelijk en gebruiken ze uitsluitend om onze klanten / leveranciers te informeren over onze producten, onze services, onze prijzen, offertes, leveringen en orders, verlenen van ondersteuning of uitvoeren van de bestellingen, onze voorraden, speciale aanbiedingen, promoties, acties of gebeurtenissen ivm ons bedrijf en voor alle boekhoudkundige handelingen (facturatie, creditnota, zendnota’s, rekeningsoverzichten, enz.).
Botanica Wood kan beroep doen op gegevensverwerkers. Een verwerker kan op vraag of instructie van of in naam van Botanica Wood uw persoonsgegevens verwerken waarbij deze verplicht is de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren.
GDPR is bij Botanica Wood meer dan een paar regels op papier.
GDPR draait om privacy, of beter gezegd: om vrijheid. De vrijheid van onze klanten en leveranciers om hun persoonlijke informatie te beheren en de vrijheid om vergeten te worden.
Dat betekent dat de consument/klant/leverancier zelf toegang heeft tot eigen informatie en BOTANICA WOOD daarnaast veiligheid en privacy garandeert.
Welke informatie wordt bewaard (niet-limitatief)?
KLANTEN / POTENTIELE KLANTEN
- Facturatieadres
- Benaming van de vennootschap of familienaam en voornaam in geval geen vennootschap
- contactpersoon
- Leveringsadres (indien verschillend van het facturatieadres)
- BTW-nummer (in voorkomend geval)
- nummer(s)
- Fax nummer
- Email-adres (contact)
- Email-adres (enkel indien digitale facturatie wordt gevraagd)
- Website (facultatief)
Elke klant heeft het recht op informatie over hoe en waarom we bepaalde gegevens bijhouden. Elke klant kan ten allen tijde inzage vragen van zijn gegevens en vragen om deze te verbeteren en/of te vervolledigen.
Elke klant kan ook vragen om zijn gegevens onder bepaalde voorwaarden te verwijderen. U kunt dit recht in volgende gevallen uitoefenen:
- Uw persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen
- U bewijst dat Botanica Wood uw gegevens onrechtmatig heeft verwerkt
- Uw persoonsgegevens dienen verwijderd te worden ingevolge een wettelijke verplichting
- U herroept uw toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens en er is geen enkele andere rechtsgrond tot verwerken van uw gegevens
Heeft u als klant een klacht? Indien u bepaalde klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, danken wij u ons hieromtrent eerst rechtstreeks te contacteren via info@botanica-wood.be of via aangetekend schrijven aan Botanica Wood NV, iepersestraat 459, 8800 Roeselare. Verder hebt u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de voor België bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit.
LEVERANCIERS
- Facturatieadres
- contactpersoon
- BTW-nummer
- nummer(s)
- Fax nummer
- Email-adres (contact)
- Website (facultatief)
Elke leverancier heeft het recht op informatie over hoe en waarom we bepaalde gegevens bijhouden. Elke leverancier kan ten allen tijde inzage vragen van zijn gegevens en vragen om deze te verbeteren en /of te vervolledigen.
Elke leverancier kan ook vragen om zijn gegevens onder bepaalde voorwaarden te verwijderen. U kunt dit recht in volgende gevallen uitoefenen:
- Uw persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen
- U bewijst dat Botanica Wood uw gegevens onrechtmatig heeft verwerkt
- Uw persoonsgegevens dienen verwijderd te worden ingevolge een wettelijke verplichting
- U herroept uw toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens en er is geen enkele andere rechtsgrond tot verwerken van uw gegevens
Heeft u als leverancier een klacht? Indien u bepaalde klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, danken wij u ons hieromtrent eerst rechtstreeks te contacteren via info@botanica-wood.be of via aangetekend schrijven aan Botanica Wood NV, iepersestraat 459, 8800 Roeselare. Verder hebt u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de voor België bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit.
Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Botanica Wood bewaart uw persoonsgegevens zolang dit nodig of relevant is voor de vooropgestelde doeleinden, voor de duurtijd waartoe zij wettelijk verplicht is, of tot zolang er zich een gerechtelijk geschil of onderzoeken kunnen voordoen met betrekking tot de door Botanica Wood geleverd producten en diensten
Wie beheert deze gegevens:
- Eindverantwoordelijke: Bert Donck
- Gebruikers:
- Dienst boekhouding: facturatie, creditnota’s, rekeningoverzichten, …
- Commerciële dienst: aanmaak klantgegevens, communicatie omtrent voorraad, bestellingen, leveringen, prijzen en assortiment …
- Alle klantengegevens worden op één centraal systeem, nl. Winbooks business software beheert
Beveiliging van deze bestanden:
- Wij beschikken over een anti-virus systeem
- Om de week wordt een back-up van ons systeem genomen en extern bewaard
Website:
- Alle wettelijke verplichtingen zijn vermeld: adres, ondernemersnummer/btw-nummer, tel.nummer, email-adres
- Op ons contactformulier is een knop voorzien met alle uitleg omtrent ons privacybeleid:
Vertrouwelijkheidsverklaring
Wij verzamelen gegevens over u om u diensten aan te kunnen bieden in de meest gunstige omstandigheden. Onze bedrijf erkent en respecteert de vertrouwelijkheid van de gegevens die u aan ons doorgeeft. De onderstaande vertrouwelijkheidsverklaring bepaalt hoe wij de persoonsgegevens van internetgebruikers, zoals naam, postadres, e-mailadres... gebruiken. Deze verklaring betreft alleen de gegevens die wij verzamelen via de online-aanvraagformulieren voor inlichtingen of een offerte.
Door de site te bezoeken en deze formulieren in te vullen, aanvaardt u dat wij deze gegevens verzamelen en gebruiken zoals hieronder beschreven.
Welke klantgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de algemene gegevens van internetgebruikers, zoals hun naam, voornaam, bedrijfsnaam, volledig adres, telefoon, e-mailadres evenals de gegevens die eigen zijn aan de door u aangevraagde diensten.
Hoe gebruiken wij uw gegevens?
De belangrijkste reden waarom wij uw gegevens verzamelen is om uw vragen over onze producten en diensten zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden (aanvragen van een catalogus, prijsaanvragen, offerteaanvragen, vragen naar algemene informatie).
Klantcommunicatie: Wij kunnen uw gegevens gebruiken om contact met u op te nemen en beschouwen deze communicatie als een onderdeel van onze dienstverlening.
Met wie delen wij uw gegevens?
De door ons verzamelde gegevens zullen nooit aan derden worden doorgegeven.
Verwijderen van uw persoonsgegevens
Op uw verzoek verwijderen we al uw persoonsgegevens.
- Momenteel heeft Botanica Wood geen webshop
- Alle beveiligingen zijn via onze webbeheerder ONLINE voorzien
Toepasselijk recht en rechtsgebied
Huidige Privacyverklaring is onderworpen aan de in België geldende wet- en regelgeving en enkel de rechtbanken van het arrondissement Gent, afdeling Kortrijk zijn bevoegd in geval van geschil